NID cyngor cyfreithiol mo hwn, ond mae'n adlewyrchu ein profiad o'r achosion busnes hyd yn hyn. Fe'i darperir i helpu staff sydd â chwestiynau neu bryderon am y broses i gael syniad am beth i'w ddisgwyl a sut i ymateb.
Mae’r Adolygiad ar y Gwasanaethau Proffesiynol yn mynd rhagddo ers misoedd. Mae pob adran y brifysgol sy’n darparu gwasanaethau yn cael ei hadolygu ac mae achos busnes (cynnig ar gyfer newidiadau i’r strwythur) yn cael ei baratoi i bob un. Dwy elfen sydd i’r rhesymeg a roddwyd gan y brifysgol – 1) gwella ein ffyrdd o weithio trwy ail-drefnu’r timau gwasanaeth a sicrhau bod yr holl rolau a swyddogaethau yn glir, 2) lleihau costau, sy'n cynnwys y costau staffio.
Yr Achosion Busnes
Rydym wedi gweld nifer o achosion busnes eisoes, ond erbyn hyn rydym yn dechrau gweld rhai sy’n ymwneud â’r adrannau mwy eu maint.
Fformat yr hysbysiadau
Mae’r cynhigion a gyhoeddir ar gyfer newidiadau mewn adran benodol yn cael eu cyfleu'n uniongyrchol i staff yr adran honno. Dyna ddechrau’r ymgynghoriad ffurfiol a gynhelir gan y brifysgol â’r staff y bydd y newidiadau yn effeithio arnynt.
Mae'r hysbysiadau hyn fel arfer yn cael eu rhoi wyneb-yn-wyneb mewn grwpiau. Mae'r fformat yn cynnwys darparu amlinelliad sylfaenol ar lafar o'r hyn sy'n cael ei gynnig, a fydd yn dilyn sgript o bwyntiau sydd angen eu cynnwys o safbwynt Adnoddau Dynol. Gellir gofyn cwestiynau a bydd y staff yn cael y cyfle i ofyn am eglurhad ar unrhyw bwyntiau yn y fan a’r lle.
Gall y sesiynau cyflwyno cynigion hyn achosi straen i rai, ac nid yw'r fformat (llafar) yn ddelfrydol ar gyfer dysgwyr gweledol na staff niwrowahanol. Fel arfer mae’r undebau yn cael gwybod ymlaen llaw ac maent yn cael bod yn bresennol fel arsylwyr ac er mwyn sicrhau bod y broses yn cael ei dilyn yn deg. Bydd rhai pobl yn dod â chydweithiwr cefnogol gyda nhw. Ar ôl y cyfarfod bydd pob unigolyn yn cael e-bost yn cynnwys copi ysgrifenedig o'r cynnig ei hun a gwybodaeth arall.
Ymgynghori a rhoi’ch sylwadau
Ar hyn o bryd mae'r ymgynghoriadau’n para 30 diwrnod. Gwnaeth yr ymgynghoriadau cynharach i dimau llai eu maint bara am gwpl o wythnosau. Bydd yr ymgynghoriad yn cael ei gynnal â’r unigolion y bydd y newidiadau yn effeithio arnynt.
Yr ‘ymgyngoreion’ (consultees) yw'r rhai y bydd y cynigion yn effeithio arnynt yn uniongyrchol, a'u cynrychiolwyr perthnasol (undebau llafur).
Sylwer: yn y sefyllfa hon, mae’r undebau llafur yn cynrychioli 'y staff' fel ymgyngoreion, nid y rhai sy'n aelodau o’r undebau yn unig.
Mae aelodau unigol o staff, neu grwpiau, yn cwrdd â'r aelod o'r staff uwch sy'n cyflwyno’r cynnig, a’r partner busnes AD i drafod y cynigion fel rhan o'r ymgynghoriad hwnnw.
Ar ddiwedd y cyfnod ymgynghori bydd yn rhaid i'r brifysgol ystyried - a dangos ei bod wedi ystyried - safbwyntiau’r ymgyngoreion, ac ymateb i’r safbwyntiau hynny. Mae’n bosib y bydd hyn yn arwain at newidiadau i'r cynigion. Dim ond ar ôl yr ymgynghori a’r ymatebion, ac ar ôl i’r achos busnes terfynol gael ei gyflwyno i'w gymeradwyo gan y Pwyllgor Craffu a Diswyddo, y bydd y cynigion yn cael eu cyfrif yn gynllun gweithredu. Yn ôl ein dealltwriaeth ni, dyna’r adeg gynharaf pan fydd hysbysiadau terfynu swydd yn digwydd.
Dysgu mwy am y cynigion
Mae’r cynigion llawn yn cael eu rhannu gan y Brifysgol â'r staff yr effeithir arnynt yn uniongyrchol yn unig, ac â'r rhanddeiliaid perthnasol (e.e. yr undebau).
Mae hyn yn digwydd trwy sefydlu grwpiau ar Teams yn benodol i’r staff y bydd y cynigion yn effeithio arnynt. Yno y rhoddir copi o'r cynnig, y disgrifiadau swyddi, a’r wybodaeth berthnasol arall fel y byddant ar gael i’w gweld gan yr holl staff yr effeithir arnynt.
UCU have called for summary versions to be prepared that remove personally identifying information to enable HoDs and other relevant staff outside of affected teams to understand what is proposed, and if necessary, provide comment.
Dylai hyn ddigwydd o hyn allan.
Cwestiynau Cyffredin
Mae cyfres o brosesau y mae'r brifysgol yn eu defnyddio i leihau’r nifer o staff 'sydd mewn perygl o golli swyddi', gan gynnwys y drefn ‘paru a gosod’ swyddi, ystyriaeth ymlaen llaw, cynnig telerau colli swydd yn wirfoddol, ac ati.
Mae’r Cwestiynau Cyffredin i ddeall y prosesau ailstrwythuro hyn ar gael ar y fewnrwyd staff o dan adran yr Is-Ganghellor. Dyma’r ddolen gyswllt .
Byddant yn cael eu diweddaru wrth i faterion ddod i'r amlwg yn ystod yr ymgynghoriadau.
Mae’r undebau hefyd yn annog y cyflogwr i ddarparu Cwestiynau Cyffredin ar gyfer achosion busnes unigol, er mwyn osgoi sefyllfaoedd lle y rhoddir gwybodaeth hanfodol a chyffredin i unigolion mewn ymateb i faterion a godir mewn cyfarfodydd ymgynghori unigol, heb rannu’r wybodaeth honno â phawb.
Prawf rhesymolrwydd
Rhaid i’r ymgynghori fod yn ystyrlon ac mae angen i'r cyflogwr ddangos hynny. Dylai staff gael y cyfle i drafod ffyrdd o leihau neu osgoi colli swyddi, deall sut y penderfynwyd ar y rolau sydd mewn perygl, deall beth mae'r newidiadau arfaethedig yn ei olygu iddyn nhw, ayyb., fel y gallant wneud penderfyniadau ar sail gwybodaeth gadarn.
Weithiau mae’n bosib y bydd yr undebau o’r farn bod y cyfnod ymgynghori neu'r wybodaeth yn broblematig fel nad oes gan y staff gyfle rhesymol i gymryd rhan yn yr ymgynghoriad (e.e. yn ystod cyfnodau pan fo llawer ar wyliau blynyddol). Os felly, mae gennym hawl i ofyn i'r cyflogwr estyn y cyfnod ymgynghori.
Cyngor i’r cydweithwyr y mae’r cynigion yn effeithio arnynt neu'r rhai sy'n eu cefnogi
Cyfarfod i drafod y cynlluniau
Gallwch gwrdd yn unigol â'r sawl sy'n arwain eich ailstrwythuro, ac yn wir mae gennych yr hawl i ofyn am hynny. Serch hynny, weithiau efallai y bydd yn werth gofyn am gael cwrdd â nhw fel grŵp.
Yn fwy cyffredinol, byddem yn annog staff i gyfarfod mewn grwpiau i drafod pethau'n rheolaidd ac i ofyn i’r Brifysgol am adborth neu ddiweddariadau fel grŵp. Mae hyn yn osgoi sefyllfaoedd lle bo un unigolyn yn gofyn cwestiwn ac yn cael ateb, heb i neb arall yn y tîm gael gwybod amdano.
Cofiwch– mae gennych hawl gyfreithiol i gael cydweithiwr arall yn bresennol gyda chi mewn unrhyw cyfarfod swyddogol. Efallai mai aelod o'r undeb fyddai hynny, ond nid oes rhaid iddo fod. Mae'n ddefnyddiol cael rhywun arall yno gyda chi fel cefnogaeth emosiynol, i gymryd nodiadau ac arsylwi, i sicrhau’ch bod yn cael eich trin yn gyfreithlon ac yn deg, ac weithiau i gael rhywun sydd ag ychydig o ‘bellter’ o’r sefyllfa a fydd yn gallu gofyn am gael eglurhad ar bwyntiau neu weithdrefnau mewn sefyllfa a allai fod yn dipyn o straen.
Felly – Siaradwch â'ch gilydd. Gweithiwch ar y cyd. Ystyriwch yr opsiynau. A GOFYNNWCH GWESTIYNAU.
Cwestiynau i'w gofyn ...
Yn ein profiad ni, nid yw achosion busnes bob amser yn glir nac yn hawdd eu dilyn, er bod rhai yn cynnig mwy o fanylion na’i gilydd. Maent yn tueddu i gael eu fframio yn nhermau 'lefel uchel', ond bydd staff yn awyddus i wybod "beth yn union mae hyn yn ei olygu i mi, fy ffrindiau, fy nhîm i".
Er bod y rhain i’w gweld yn amlwg, efallai, rydym yn credu ei bod yn werth meddwl am y cwestiynau canlynol yn gynnar, cyn i chi gwrdd mewn cyfarfodydd ymgynghori ffurfiol.
- A yw'n glir i'r tîm sut olwg fydd ar y strwythur newydd, a beth yw ei ddiben (ei brif swyddogaethau)?
- A yw'r cynnig yn gwneud synnwyr yn fras? h.y. a yw'n glir beth yw'r bwriad strategol ac a oes elfennau sy’n ddefnyddiol, yn eich barn chi?
- Fel rydych chi'n eu deall, a yw'r ffeithiau a'r ffigurau a gyflwynir yn yr achos busnes yn gywir?
- Ar sail eich dealltwriaeth chi am y gwaith a wneir gan y tîm ar hyn o bryd, a yw'r cynnig hwn yn gwneud synnwyr o ran yr adnoddau staffio/swyddi sy'n gysylltiedig â'r strwythur newydd?
- A yw'n glir i chi ble y gallech chi fod yn y strwythur newydd hwn?
- where are the main risks associated with the changes proposed?
- h.y. sgiliau ar gyfer rolau penodol, llwyth gwaith, arbenigedd, perthnasoedd gwaith, profiad y myfyrwyr, risgiau posib i’r sefydliad, gweithredu'r newidiadau
- Allwch chi weld unrhyw atebion rhesymol i'r risgiau a nodwyd?
- is it clear that alternate structures and solutions to staffing needs have been considered?
- Os nad yw, allwch chi feddwl am strwythurau neu atebion eraill?
Os nad oes ateb boddhaol i unrhyw un o'r materion uchod mae'n rhesymol i chi ofyn am eglurhad a chodi materion o’r fath yn yr ymgynghoriad. Gallai hyn fod yn ystod yr ymgynghoriad ei hun (h.y. mewn cyfarfod, neu drwy e-bost) neu fe allwch ei gynnwys yn eich ymateb iddo.
Yn olaf, edrychwch ar yr ymgynghoriad fel proses, nid fel datganiad ysgrifenedig yn unig. Po gynted y gallwch gael eglurhad ar faterion, po fwyaf manwl a phenodol y gallai’ch cynigion ymatebol chi fod, a’r mwyaf effeithiol fydd eich cwestiynau terfynol pan y’u cyflwynwch yn ysgrifenedig.